Hoe Main Sales en 14 toeleveranciers elk jaar opnieuw een proeve van bekwaamheid afleggen

Aan de hand van een groot aantal vastgestelde criteria wordt bepaald of en hoe de interne procedures bij een organisatie zijn beschreven. Hierbij wordt gekeken naar onder andere de totstandkoming van offertes, de klachtenprocedure en de screening van de leveranciers.

Voor Main Sales is een ISO 9001 certificering van groot belang, vooral als keurmerk naar haar klanten toe. Dankzij de jaarlijkse audits is de klant er zeker van dat Main Sales als samenwerkingspartner gedegen is en is gericht op continue verbeteringen en groei. Het behalen van de certificering maakt een kijkje in de keuken mogelijk en laat zien dat alle interne processen volledig volgens de vastgestelde normen verlopen.

Main Sales heeft 14 A1 leveranciers die het gros van de producten in de webshop verzorgen. De ISO 9001 is geen kwaliteitskeurmerk voor de producten zelf, maar door alle processen eromheen wel te bekijken, wordt de kans groter dat de geleverde producten ook van hoogwaardige kwaliteit zijn. Naast deze 14 topleveranciers, zijn er nog vele andere leveranciers die elk een kleiner deel van het assortiment leveren.

Zo voert Main Sales jaarlijks een intern onderzoek uit naar de tevredenheid over de leveranciers. Per leverancier worden de uitkomsten van dit onderzoek besproken met de accountmanager en het management, zodat plannen gemaakt kunnen worden om het rapportcijfer verder te laten stijgen. Dus ook wanneer de geleverde producten kwalitatief zijn tegengevallen, wordt dit meegenomen in de beoordeling. Er moeten duidelijke stappen besproken worden om verbeteringen door te voeren, anders kan de positie als A1 leverancier in het geding komen.

Binnen de familie van ISO certificeringen zijn er vele verschillende keurmerken te onderscheiden; elk richt zich op een ander onderdeel van de organisatie en bedrijfsvoering. Zo is bijvoorbeeld Topcon ISO 9001 gecertificeerd, net als Main Sales, maar is Knauf ISO 14001 gecertificeerd, welke zich meer richt op milieumanagement. Voor KPMG is de ISO 27001 van belang en de ISO 17025 voor Fugro. Voor organisaties die zelf ISO gecertificeerd zijn, is het belangrijk om samen te werken met partners die net zulke hoge eisen stellen aan zichzelf. Daarom is de ISO certificering zo belangrijk voor Main Sales en voor haar klanten.

In 2015 is er een uitbreiding gekomen op de bestaande ISO 9001 met onder andere een focus op de toekomst. Het jaarlijks maken van een business plan is een verplicht onderdeel hierin. In dit plan moeten de stakeholders van Main Sales worden beschreven met daarbij hun belangen bij de organisatie. Ook is het maken van een SWOT-analyse verplicht om voorbereid te zijn op de kansen en bedreigingen die zich nu en in de toekomst kunnen aandienen.

Omdat het verplicht is om deze analyse jaarlijks uit te laten voeren, wordt een organisatie gedwongen om kritisch naar de eigen bedrijfsvoering te kijken. Zijn er nieuwe spelers op de markt gekomen die een bedreiging kunnen vormen? Of is er juist een verandering geweest in bepaalde wet- of regelgeving die kansen bieden? Hier bewust mee omgaan minimaliseert de kans dat een organisatie achter de feiten aanloopt en wordt ingehaald door andere spelers. Dit zorgt uiteindelijk voor een sterkere basis in het speelveld wat duidt op een solide samenwerkingspartner.

Voor overheidsorganisaties is het verplicht om aanbestedingen uit te schrijven wanneer ze voor langere tijd gebruik willen maken van de producten of diensten van een partner. In deze aanbestedingen is een ISO 9001 certificering voor de inschrijvende partij vaak een verplichting. Zo weet de overheidsinstantie dat de organisatie op een optimale manier werkt en dat alle interne processen zijn beschreven en worden nageleefd.

Ook buiten overheidsorganisaties en aanbestedingen is het belangrijk om te letten op een ISO certificering bij een partner. Wanneer een organisatie ISO 9001 gecertificeerd is, zijn alle interne processen dus vastgelegd en wordt hier jaarlijks een audit op uitgevoerd. Er wordt continu gekeken naar manieren om intern te blijven verbeteren wat zich uiteindelijk vertaalt naar een betere dienstverlening naar buiten toe.

Dankzij de ISO 9001 verlopen alle interne processen volgens een vastgestelde procedure. Hiermee bespaart Main Sales tijd en weten klanten en samenwerkingspartners altijd wat ze kunnen verwachten. Door deze certificering jaarlijks te toetsen blijft de kwaliteit gegarandeerd en de kwaliteit van de dienstverlening hoogstaand.